كل ما تحتاج معرفته عن تأسيس كول سنتر-Call center

[modntel]

تطورت أنظمة الاتصالات في الآونة الأخيرة بشكل متسارع ولذلك دعت الحاجة إلى مواكبة هذه التطورات في قطاع الأعمال من خلال تركيب أنظمة متقدمة وحلول تتيح للشركات التواجد في المقدمة دائما لتحقيق أهدافها وتقديم خدمات بشكل احترافي، لذلك أصبحت حلول الـ كول سنتر أو مركز الاتصالات واحدة من ضمن الأساسيات المهمة داخل كل مؤسسة أو عمل تجاري، فـ تأسيس كول سنتر اليوم يمثل أهمية كبيرة سواء للأعمال القائمة والناشئة، يساعد إنشاء نظام خدمة العملاء أو نظام كول سنتر في تهيئة بيئة عمل متكاملة للتحكم في المكالمات الهاتفية الصادرة والواردة من العملاء إلى وكلاء الشركة، وتوجيه كل المكالمات للقسم المختص مع إمكانية مراقبتها بأحدث أنظمة حلول وتكنولوجيا الاتصالات الحديثة، وأيضاً توفير خدمات عالية الجودة بمزايا متعددة لتطوير مستوى رضاء العملاء وتحسين خدمة دعم العملاء لتكون أكثر احترافية بالإضافة إلي شجرة رد إلى-IVR تلبي جميع الاحتياجات، و تقارير لحظية تساعد في زيادة كفاءة العمل ورفع كفاءة الموظفين.

ما هو نظام الكول سنتر؟
الكول سنتر هو مركز اتصالات متكامل يتيح لك إمكانية إدارة وتنظيم إرسال واستقبال مكالمات واستفسارات العملاء بطريقة فعالة من خلال التحكم في إدارة وتوزيع المكالمات وإمكانية إنشاء تقارير وتحليلات لقياس مستوى أداء الموظفين على كل مكالمة بالإضافة شجرة الرد الآلي IVR.

تعرف على أهم مزايا تأسيس كول سنتر للشركات
شجرة رد آلي مرنة تلبي جميع الاحتياجات - IVR
الرسالة المسجلة مسبقا خيار يساعد عملائك في الحصول على المعلومات التي يحتاجونها بسهولة و بأكثر من لغة مثل عنوان المكان، ساعات العمل، أو توجيه العميل إلى القسم المراد التواصل معه. التحكم بالمحتوى الإعلامي المسموع أثناء الانتظار، يمكن تجهيز حملات إعلانية يتم عرضها خلال وقت انتظار العملاء للتنويه عن أحدث العروض أو خدمات، مستجدات وأخبار الشركة.

تقارير بالمكالمات الصادرة والواردة
تقارير تفصيلية تساعد في قياس متوسط عدد المكالمات الصادرة والواردة لكل موظف، مدة الانتظار، متوسط وقت المكالمة وتقارير أخرى تساعد في تفهم مستوى تقديم الخدمة.

البريد الصوتي Voice mail
البريد الصوتي أحد أهم مزايا الكول سنتر، فهو خاصية من خلاله يستطيع المستخدم ترك رسالة أثناء وقت الإغلاق والعطلات الرسمية أو أثناء انشغال أحد ممثلي خدمة العملاء فبالتالي لن تخسر الشركة أي مكالمة سواء من العملاء أو بين موظفي الشركة.

الخطوات والاجراءات اللازمة لتأسيس كول سنتر لشركتك

شاشات مخصصة للمراقبة وإمكانية تكوين تقارير لحظية
يقوم نظام الكول سنتر بإعطاء ميزة خاصة للمديرين Supervisors تمكنهم من معرفة الوضع الحالي لكل موظف من حيث الانشغال أو الخروج المؤقت أثناء أوقات العمل، أو موظفين يقومون بأداء جيد بشكل احترافي يجعلهم يستحقون المكافأة، كما يتيح للمديرين ايضاً خاصية الدخول وقت المكالمة والاستماع إليها وإمكانية توجيه الموظفين دون سماع العملاء، وأيضا إجمالي عدد المكالمات التي تم الرد عليها والتي لم يتم الرد عليها وزمن كل مكالمة، ومتوسط الزمن الخاص بانتظار العملاء حتى يتم الرد عليهم، فإن هذه التقارير ستساعدك على متابعة أداء وتقيم موظفيك مما يجعلك تقدم خدمة احترافية لعملائك.